모든 자료는 한곳에 모아야 활용성도 높다

여러곳에 넣어두게 될 경우 관련해서 찾는데 시간과 노력이 필요하며, 한곳에서 모여 있어야 쉽고 빠르게 찾을 수 있다.(검색 용이)
찾고자 하는 자료와 연관성 자료도 함께 찾을 수 있다(활용도가 높아짐)
자료를 어떻게 활용해야 할지 모를 경우 자료 수집도 큰 의미가 상실하기에 지속적이지 않는다(기록에 대한 효율성 떨어짐)